Einreise nach Japan mit Visit Japan Web und Fast Track

Japan stellt(e) 2022 seine Einreiseformalitäten um! Die allseits geliebten Papierformulare, die man bis heute im Flugzeug ausfüllen musste, sind in Zukunft nur noch optional. Ab jetzt lässt sich auch alles digital bequem im Vorraus erledigen. Von der eigenen Couch sozusagen. Die Anfänge des digitalen Systems im Sommer 2022 mit der App MySOS waren allerdings nicht frei von Fehlern, was für viel Frust sorgte. Nun wurde das zugrunde liegende System überarbeitet und ab dem 01. November auch als Webseite verfügbar: Visit Japan Web

Jakyo hat sich in Vorbereitung auf die eigene Japanreise im Herbst 2022 der Herausforderung gestellt und sich den digitalen Einreiseformalitäten gewidmet.

Aktueller Stand (September 2024)

Im Vergleich zur Einführung im Herbst 2022 hat sich vieles zum Guten hin verändert. Vor allem durch den Wegfall der Corona-Regelungen ist der ganze Vorgang jetzt deutlich entschlackt und vereinfacht worden. Man merkt, dass hier alles nochmal auf den Prüfstand gestellt wurde (z.B. wird nicht mehr nach der Sitzplatznummer im Flugzeug gefragt).

Your details

Hier trägt man seine persönlichen Details ein, so wie sie auch im Reisepass stehen. Dazu noch weitere Metadaten wie die Reisepassnummer und -gültigkeit. Das Einscannen des Reisepasses ist nicht mehr notwendig, sondern optional. Man kann alles per Hand eintragen.

Wer öfters nach Japan fliegt, trägt hier einmal die Daten ein und kann diese dann sehr lange Nutzen. Aufpassen, wenn der Reisepass abläuft und man einen neuen beantragen muss! Dann ändern sich Daten wie die Reisepassnummer, diese muss man dann aktualisieren.

Register planned entry/return

Hier landen Informationen zur Reise. Einreisedataum, Aufenthaltsdauer, Flugdaten, Adresse vor Ort.

Quarantäne / Gesundheit

Die einzige, optionale Frage in diesem Bereich ist, ob man sich gerade gut fühlt oder nicht. Und der Hinweis darauf, dass man sich bei Husten und Fieber an einen Beamten vor Ort wenden soll. Mehr nicht.

Zoll- und Importerklärung

Die ehemals zweigeteilte “Disembarkation Card for Foreigner” und “Declaration of Personal Effects and Unaccompanied Articles” wurde jetzt in einem Punkt zusammengefasst: “Immigration clearance and Customs declaration”.

Bei der Anlegung der Reise werden bereits viele Daten abgefragt, die hier dann entsprechend automatisch vervollständigt werden. Der Rest ist im besten Fall dann nur “Nein”-Ankreuzen.

Updates / Corona

Breaking News #2: Die für den 08. Mai 2023 angekündigte Aufhebung der Corona-Einreiseformalitäten (Breaking News #1) wurde auf den 29. April vorverlegt. Ab sofort sind keine Tests oder Impfzertifikate mehr nötig.

※If you are boarding an aircraft arriving in Japan after midnight Japan time on April 29 ,valid vaccination certificate or pre-departure test is not required.

※Those entering Japan with symptoms of suspected COVID-19 infection will be tested upon arrival. Furthermore, those who test positive will be required to quarantine at a designated facility.

Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare

Breaking News #1

Ab dem 08. Mai 2023 werden die Einreiseformalitäten wieder komplett auf den Stand von vor der Corona-Pandemie gesetzt. Es sind dann keine Impfzertifikate oder ähnliches mehr notwendig. Visit Japan Web kann man weiter nutzen, wenn man den digitalen Weg gegenüber Papier bevorzugt.

Those who are entering Japan on or after May 8, 2023, will not be required to present a valid vaccination certificate or pre-departure inspection certificate, as the category of COVID-19 will be changed to a Class V Infectious Disease under the Infectious Disease Control Law. However, please note that quarantine measures upon entry into Japan may be strengthened as necessary, if a new infectious disease outbreak occurs overseas.

Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare

Visit Japan Web: eine gelungene Erfahrung

Vorneweg: wer sich häufiger auf japanischen Webseiten herumtreibt, wird bemerkt haben, dass Japan hier öfters in früheren Epochen des Internets hängen geblieben ist mit fragwürdiger User Experiences. Nicht so bei Visit Japan Web. Das Design ist zwar mehr als schlicht (dafür sehr zweckmäßig), aber Kami sei Dank werden moderne Webtechnologien verwendet. Die Seite ist schnell und fühlt sich einfach sehr reaktionsfreudig an. Gut gemacht.

Manchmal liegt die Freude sogar im Detail: Man wird es schnell selber merken, aber den Hinweis, dass man alles in Großbuchstaben eingeben soll, kann man ignorieren. Die Entwickler haben mitgedacht: sobald das jeweilige Eingabefeld den Fokus verliert, wird automatisch alles in Großschreibung umgewandelt. Gut gemacht, die Zweite.

In Japan angekommen?

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Account erstellen

Der erste Schritt ist die Erstellung des Accounts mittels Email-Adresse und Passwort. Ohne Besonderheiten.

User erstellen

Der zweite Schritt besteht aus der Anlegung des Users. Das bist du selbst und es geht dabei um die Eingabe des Namens, Geburtsdatums, Geschlechts und der Reisepassnummer. Auch hier wieder einfach und schnell zu erledigen.

Reise anlegen

Unter “Register Planned Entry/Return” legt man sich nun die Reise an, für die man Einreiseprozedur vorbereiten möchte. Man kann einen individuellen Namen anlegen, dann geht es unter anderem an die Eingabe des Einreisedatums, der Fluglinie und der Flugnummer. Danach folgt die Eingabe der Aufenthaltsadresse in Japan. Wer mehrere Adressen hat wegen Hotelwechsel o.ä., der gibt hier am Besten die Adresse des ersten Aufenthalts ein. Wer keine japanische Telefonnummer hat, eine indirekte Kontaktmöglichkeit, zum Beispiel die Nummer des Hotels.

Hat man die Reise erfolgreich angelegt, öffnen sich nun die himmlisch-bürokratischen Tore zu sämtlichen Einreiseformulare, die man in Japan so einreichen kann. Jedes Formular lässt sich auch im Nachhinein noch ändern, falls man etwas korrigieren muss.

Quarantine procedures (Fast Track)

Da haben wir es endlich, das Fast Track, was in aller Munde ist. Dank Corona war die Einreise nach Japan lange Zeit gar nicht möglich und auch heute wirft die Pandemie noch ihre Schatten. Um vereinfacht ohne Quarantäne nach Japan einreisen zu können, gibt es nun ein digitales System namens Fast Track.

Wichtig! Alle blauen Schriftzüge (Passport, Questionnaire WEB etc.) sind Links, die zu Seiten führen, auf denen man die entsprechenden Dokumente hochladen und einreichen kann. Die Reihenfolge spielt auch eine Rolle. Man sollte zuerst Passport und Questionnaire WEB machen und sich dann erst Vaccination certificate und Test result certificate widmen. Der Abschluss dieser beiden Punkte sperrt den Zugriff auf alle Punkte im Fast Track*, die Sache ist dann endgültig! Das hat Jakyo etwas geärgert, denn im Questionnaire WEB wird auch die Sitzplatznummer im Flieger abgefragt. Jakyo hatte gehofft, noch kurz vor der Einreise die noch nicht vorhandene Sitznummer nachtragen zu können. Das ist ewas ungünstig gelöst, da man die Sitznummer meist erst 24 Stunden vor dem Flug reservieren kann — Fast Track sollte man aber bereits früher erledigen.

*Außer vielleicht, wenn Passport und Questionnaire WEB wurden noch nicht abgeschlossen. Jakyo kann das leider nicht mehr nachprüfen, erst bei der nächsten Reise.

Update: Bei der Einreise wurde nicht nach der Sitzplatznummer gefragt, daher umsonst geärgert.

Passport

Man muss verschiedene Schritte absolvieren. Der erste Schritt ist das Abfotografieren oder Einscannen des Reisepasses, welcher dann anschließend als Bild hochgeladen wird. Das System scannt dann nach Reisepassnummer und Geburtsdatum. Das kann etwas dauern, im Jakyo-Fall aber nur wenige Minuten. Nach erfolgreichen Scan erhält man eine Benachrichtigung per Email, man schaut sich alles nochmal an und bestätigt das Ergebnis.

Update März ’23: das Einreichen des Reisepasses ist laut Leser Chris Zimmermann nicht mehr nötig, siehe Kommentar unten.

Questionnaire WEB

Nun kann man sich das Questionnaire WEB machen. Den Anfang hier macht das Einreisedatum, die Flugnummer und die Sitznummer*. Persönliche Daten (vorausgefüllt), Aufenthaltsadresse (vorausgefüllt) und Informationen über den Rückflug (Flughafen und Flugnummer). Ein paar wenige medizinische Standardfragen. Email und Telefonnummer. Fertig.

*Die Sitznummer wird man häufig erst kurz vor dem Flug bekommen, daher hat Jakyo dieses Feld ausgelassen. Man darf gespannt sein, wie sich das auf die Einreise auswirken wird.

Vaccination certificate

Nächster Schritt: Vaccination certificate. Wer drei Mal geimpft wurde, gibt hier seine Impfungen an. Am Ende kann man mehrere Dateien hochladen, die als Impfnachweise/-zertifikate gelten. Ohne Impfungen wird man wohl ein PCR-Testergebnis vorlegen müssen.

Jakyo hat die digitalen Impferzertifikate der EU als PDF eingereicht. Nach dem Einreichen der Zertifikate wird zum ersten Mal der große rote Kasten aktualisiert und man muss warten, bis die Zertifikate überprüft wurden. Bei Jakyo hat die Überprüfung zwei Stunden gedauert, bevor die Benachrichtigung via Email kam, dass die Nachweise akzeptiert wurden. Damit ist auch der zuvor rote Status auf blau gewechselt. Alles ok!

Test result certificate

Ohne dreifache Impfung muss man ein negatives Corona-Testergebnis nachweisen. Dieser muss allerdings im Zeitrahmen 72 Stunden vor Abflug erfolgen.

Je näher das Einreisedatum ist, desto höher ist die Priorisierung aller eingereichten Nachweise. Es wird aber trotzdem empfehenswert sein, die Nachweise so früh wie möglich einzureichen.

Disembarkation Card for Foreigner

Eines der Formulare, die man bis 2022 auf jeden Fall im Flugzeug bekommen hat und ausfüllen musste. Jetzt geht es online vorab und bei Einreise zeigt man einen QR-Code vor.

Basic Infos wie Name und Geburtsdatum (wird bereits vorausgefüllt), dazu Herkunftsland und Stadtname. Der Grund des Aufenthalts, Flugnummer (vorausgefüllt) und die Dauer des Aufenthalts. Die Eingabe der Dauer ist auf den ersten Blick etwas verwirrend. Nur wer länger als einen Monat in Japan bleibt, muss ein wenig umrechnen. So werden zum Beispiel aus 45 Tagen ein Monat und 15 Tage. Wieder die Aufenthaltsadresse in Japan (vorausgefüllt) und zum Schluss die obligatorisch wichtigen Fragen, ob man Waffen oder Drogen mit sich führt. Die Jakyo-Weisheit: ohne Waffen und Drogen im Gepäck gestaltet sich die Einreise einfacher!

Declaration of Personal Effects and Unaccompanied Articles

Das Zweite der Formulare, die man bis 2022 auf jeden Fall im Flugzeug bekommen hat und ausfüllen musste. Jetzt geht es online vorab und bei Einreise zeigt man einen QR-Code vor.

Die gute alte Zollerklärung fragt im Detail ab, ob man Dinge mit sich führt, die man nur beschränkt oder gar nicht einführen darf. Auf den ersten Blick sehen die angedrohten 14 Formularseiten erschreckend aus, aber da fast jede Seite nur eine Frage hat, ist man schnell durch. Je mehr Neins, desto einfach die Einreise.

Im ersten Schritt werden Basic Information abgefragt, wobei Reisepassnummer und Name schon vorausgefüllt werden. Dazu Beruf / Ankunftsdatum in Japan / die (letzte) Flugnummer, mit der man nach Japan fliegt / der (letzte) Flughafen.

Gerade die letzten zwei Punkte führen häufig zu Fragezeichen und zu folgender Frage:

Was ist die Last Flight Nr. oder Last Airport? Das bezieht sich jeweils direkt auf die Strecke vor der Ankunft in Japan. Bei Direktflügen macht das keinen Unterschied. Bei Zwischenstops den letzten Zwischenstop angeben.

Beispiel: Von Stuttgart über Frankfurt nach Tokyo? Frankfurt ist der Last Airport und Last Flight Nr. entsprechend die Flugnummer des Flugs zwischen Frankfurt und Tokyo.

Danach folgt die geplante Aufenthaltsadresse und etliche Fragen zum Inhalt des eigenen Gepäcks.

After entering Japan (during the stay in Japan)

Die beiden Punkte “Entered overseas travel insurance (recommendation)” und “Information in case of illness or injury” dienen nur zu Informationszwecken und haben sonst keine Bedeutung bzw. es sind hier keine Aktionen mehr notwendig.

Alles erledigt?

Dann sieht die Übersichtsseite so aus:

Die Disembarkation Card und Declaration of Personal Effects (…) / Zollerklärung kann man jederzeit noch bearbeiten. Fast Track nach dem Einreichen und Annahme der Nachweise ist fix.

Kyoto Tips

Über die QR-Codes und Zertifikate

Die Webseite Visit Japan Web bietet QR-Codes an, die man bei der Einreise vorzeigt und mit der man bequem einreisen sollen kann. Hört es sich nicht verlockend an, bei der Ankunft am Flughafen das Handy zu zücken, die Webseite aufzurufen und dann den QR-Codes parat hat? Wenn es denn funktioniert. Man kann zwar davon ausgehen, dass man Internet per WLAN am Flughafen hat, doch verlassen sollte man sich nicht darauf. Wer mindestens 10 Stunden im Flugzeug sitzt um nach Japan zu kommen, der darf bei der Einreise nichts dem Zufall überlassen! Der erste Schritt sollte daher sein, die QR-Codes auf dem Handy auch offline abzuspeichern. Das ist Backup #1.

Backup #2 ist es, sich die QR-Codes und Impfzertifikate auszudrucken und diese in physischer Form mitzubringen. Sicher ist sicher.

Backup #3 kann man nur bei der Disembarkation Card und Zollerklärung anwenden: wie gewohnt im Flugzeug in Papierform ausfüllen und abgeben. Fehlt hingegen der PCR- oder Impfnachweis, ist man aufgeschmissen.

Fazit

Erstes Zwischenfazit nach dem Ausfüllen

Visit Web Japan ist eine reaktionsfreudige und moderne Webseite und bei der User Experience wurde mitgedacht. In den meisten Fällen muss man dieselben Daten nicht doppelt und dreifach eintragen, sondern werden vom System vorausgefüllt. Aber zum kompletten Vorbereiten aller Formulare muss man immer noch Zeit mitbringen, auch wenn es bequemer im Vergleich zum handschriftlichen Ausfüllen im Flieger ist.

Update 14. Nov: nach der Einreise

Dass sich nach Corona etwas geändert hat, bemerkt man direkt nach dem Ausstieg aus dem Flugzeug. Der Pfad zur Einreisekontrolle führt durch einen sehr langen Korridor, in dem ein gewaltiges Heer aus Helfern auf die Einreisewilligen lauert. Das einzige Ziel dieser Helfer ist es, kurz vorab zu checken, ob mit den Einreiseformalitäten alles in Ordnung ist. Wer zum Beispiel den QR-Code vorzeigt und “Fast Track” murmelt, bekommt als Zeugnis des Erfolges einen pinken Zettel mit allgemeinen Hinweisen zu den Vorbeugemaßnahmen in Japan. Dieser Zettel dient gleichzeitig auch als Schutztalisman gegen die übrigen Helfer. Denn egal wie sehr man versucht nicht erwischt zu werden, es wird nicht klappen — Jakyo wurde 50 Meter vor Ende erwischt… ;-)

Im Vergleich zur Pre-Corona-Zeit verbessert Visit Japan Web die Einreiseformalitäten direkt am Schalter nur unmerklich. Es geht vielleicht drei bis fünf Minuten schneller. Es gibt am Flughafen Haneda Internetzugang via WLAN und man legt dem Einreisebeamten das Handy mit geöffneter Visit Japan Web(seite) hin und er klickt sich dann selber durch. Interesse bestand nur am QR-Code für die Disembarkation Card. Nach der Sitznummer im Flieger oder Rückflugdaten wurde nicht gefragt. Wie gewohnt wird dann noch ein Bild aufgenommen, die Fingerabdrücke werden genommen und fertig. Hat man seine Impzertifikate vorher erfolgreich eingereicht, wird das hier weder nachgefragt noch spielt das sonstwie eine Rolle. Super.

Weiter geht es zum Zoll. Und hier ist das Prozedere mit Visit Japan Web eher umständlich. Man muss nämlich zuerst zu einem Terminal, an dem der Reisepass eingescant wird und zusätzlich ein Bild vom Gesicht zum Abgleich aufgenommen wird. Das Alles hat erst beim dritten Anlauf geklappt und es wurde sowieso alles von einem Helfer abgenommen — Marke älterer Herr, eher unangenehm. Hat man das Terminal überwunden, muss man trotzdem zum gewohnten Schalter mit Beamten, der im schlimmsten Fall alles überprüft, im besten Fall einfach durchwinkt. Mit der schnell ausgefüllten Zollerklärung in Papierform direkt zum Schalter ist vielleicht nach wie vor die bessere Variante.

Im Großen und Ganzen bedeutet Visit Japan Web weniger Schreib- und Papierkram, aber keine nennenswerten Zeitvorteile bei der Einreise im Vergleich zu vor Corona. Technisch gibt es zudem mehr potenzielle Stolperstellen. Wer Technikaffin ist, macht vielleicht Visit Japan Web lieber, aber die alte Methode mit Papier und Stift hat nach wie vor seine Daseinsberchtigung, vor allem bei der Zollerklärung. Das vorherige Einreichen der Impfzertifikate mit Fast Track ist aber Gold wert und wird wohl in der aktuellen Corona-Ära der Hauptvorteil sein.